為了合理開發(fā)和利用檔案信息資源，使館藏檔案更好地服務(wù)社會(huì)，促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，特制定本制度。

    一、利用者來館利用未開放的檔案，須持有立檔單位介紹信和查檔單位介紹信，證明利用者的身份和利用檔案的目的、范圍，經(jīng)本館負(fù)責(zé)查閱的工作人員核實(shí)后，方可利用。如果原立檔單位已撤銷或合并，由原立檔單位所屬的上級(jí)主管部門或合并所屬形成的立檔單位出具介紹信，負(fù)責(zé)借閱工作人員把關(guān)，提供利用。

    二、凡我國公民，持居民身份證或其它合法證件，辦理借閱登記手續(xù)后，即可利用開放檔案。臺(tái)、港、澳和華僑利用開放檔案，按有關(guān)規(guī)定辦理�！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于30年�！辈殚嘃h內(nèi)文件必須是共產(chǎn)黨員。

    三、查閱中共岳陽樓區(qū)委、區(qū)政府的核心檔案，須經(jīng)區(qū)委或區(qū)政府主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可利用。

    四、對(duì)控制使用、未解密的檔案、資料，未經(jīng)局（館）主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，接待工作人員不得擅自提供利用。

    五、查閱本單位黨委（黨組）會(huì)議記錄、重要案件、經(jīng)濟(jì)糾紛和個(gè)人歷史等方面的重要檔案，須持有本單位主要負(fù)責(zé)人簽署批準(zhǔn)意見介紹信。

    六、公、檢、法、司工作人員因公辦案利用檔案、資料時(shí)，需二人以上且須持有單位介紹信，履行查檔手續(xù)后，在接待利用人員的幫助下，提供利用服務(wù)。律師查閱檔案，需持有律師證、介紹信、委托書，并且，只能查閱委托人的相關(guān)資料。

    七、利用者不得隨意擴(kuò)大查閱范圍，如需摘抄檔案、資料應(yīng)征得本館工作人員同意，摘抄時(shí)應(yīng)用公文稿紙，摘抄后經(jīng)本館工作人員校對(duì)蓋章后方為有效；如需復(fù)制，必須履行審批手續(xù)，區(qū)以上黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件和“文革”群眾組織材料，經(jīng)局長批準(zhǔn)；涉及落實(shí)政策、人事、糾紛等方面的文件由分管副局長批準(zhǔn)；其他文件材料由檔案員批準(zhǔn)。由本館工作人員負(fù)責(zé)辦理，其內(nèi)容、數(shù)量由本館酌情決定。

    八、利用者在查閱檔案時(shí)，要注意保護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案上勾畫、折頁、注釋等一切損壞檔案的行為，嚴(yán)禁涂改檔案。違者按《檔案法》第二十四條、《湖南省檔案管理?xiàng)l例》第三十三條處理。

    九、利用者只限在閱覽室內(nèi)查閱。檔案原則上不外借，特殊情況需要借出時(shí)，須經(jīng)館內(nèi)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格按照《檔案資料外借制度》，辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。

    十、檔案公布權(quán)、出版權(quán)屬于本館及檔案形成單位，利用者所需內(nèi)容可在著作中引用，但不得公布全文或匯編出版。

    十一、接待利用工作人員要及時(shí)收集具有典型特點(diǎn)和反映時(shí)代特色的利用效果實(shí)例。

    十二、閱覽室是提供借閱利用檔案的重要場所，嚴(yán)禁吸煙、喧嘩，注意保持室內(nèi)安靜.